Nejlepší přístup k udržování čistoty na pracovišti

Jak studie ukázaly, v důsledku poruchy člověk ztratí každý den asi hodinu svého času - tento motivující hororový příběh musíte slyšet více než jednou. Nemluvě o tom, že se vám chaos jen dostává do nervů: všechno se zdá být po ruce, ale stále něco musíte hledat. Udržování čistého pracoviště je opravdu důležité, ale ne tak jednoduché, jak to zní. Úkol se zdá být jednoduchý, ale misi selhaly i velké společnosti, jejichž vedení je posedlé pořádkem a je připraveno do něj investovat spoustu peněz.

Cíle

Než začnete zkroutit chaos, který jste vytvořili, odpovězte na jednoduchou otázku: proč? Co chcete v důsledku dosáhnout?

Myšlenku dokonale formulovala Marie Kondo: „Účelem čištění je návrat do přirozeného klidného stavu.“

Čistotu nepřinášíme kvůli čistotě, ale kvůli vnitřní harmonii. Na pracovišti by měl být člověk klidný a pohodlný. Co je potřeba?

• Čistý informační prostor.

Zaměstnanci kanceláře obvykle pracují s informacemi. Čím větší a rozmanitější tok informací, tím obtížnější je, aby osoba splnila úkol, který mu byl přidělen. Proto je ponechání všech pracovních dokumentů v dohledu nebo zavěšení monitoru s mnoha nálepkami s připomenutím, což je neúspěšná taktika. Totéž platí pro vyskakovací oznámení od instant messengerů nebo e-mailu.

• Absence věcí, které narušují zaostření nebo omezují pohyb.

Za prvé, k práci potřebujete volné pracovní pole. Pokud musíte podepsat dokument ve formátu A4, musíte se zmáčknout do hrudky a zatlačit rušivé předměty loktem, pak vaše pracoviště vyžaduje reorganizaci.

Za druhé, osobní by neměl zasahovat do pracovníka. Rámečky s rodinnými fotografiemi a suvenýry z dovolené vám nedovolují plně se soustředit - to je fakt. I když si to nevšimneme, mozek stále zachycuje obrázky a vynakládá prostředky na jejich zpracování, protože rodina a volný čas jsou koncepty z kategorie „důležité“.

Kde začít?

Pokud jednoduše změníte uspořádání objektů na ploše a pokusíte se je efektivně seskupit, rozhodně ztratíte tuto notoricky známou hodinu. Musíte jednat jinak.

Úkolem je zcela osvobodit a vyčistit pracoviště. Vaše cíle:

• čistota předmětů;
• vizuální čistota;
• čistota informačního pole.

To znamená, že nejprve musíte odstranit vše ze stolu a z nočního stolku. Položte věci do velké krabice, na židli, vedle stolu.

Nyní vezměte navlhčený hadřík nebo speciální ubrousky a opatrně otřete monitor, klávesnici, myš, pracovní desku, noční stolek (dovnitř a ven).

Nezapomeňte dát koš na odpadky vedle něj - vše, co je zbytečné, do něj určitě přiletí ve fázi příprav.

Umístit vše, co potřebujete, na místa

Nejprve vracíme monitor, klávesnici a myš na stůl. Uspořádejte je tak, aby obrazovka byla ve vzdálenosti 45 - 50 cm od očí a vstupní zařízení by vás neměla vyvrhovat.

A teď je čas přestat a přemýšlet. Co ještě potřebujete k práci?

• Papírnictví. Pokud máte 10 kuličkových per, nechte jednu. Několik tužek a ořezávátko? Zaostřete jednu tužku a naostřete ořezávátko do zásuvky nočního stolku. Guma? Pokud ji potřebujete, je její místo hned vedle tužky. Jedním slovem nechte na stole veškeré papírnictví, které používáte každý den, ale v jedné kopii. Mohou to být nůžky, korekční tekutina, barevné značky, kancelářské sponky.Vložte je do sklenice nebo organizéru a zbytek do tužky nebo krabice. Přebytečné položky se budeme zabývat později.
• Nástroje Zařízení, která zabírají hodně místa, by neměla být uložena na stole. S největší pravděpodobností nepoužíváte děrovač a těsnění každou hodinu - mohou být uloženy na nočním stolku. Malý sešívačka to však neublíží - ponecháme jej v organizátoru plochy. Místo pro kalkulačku je určeno s přihlédnutím k povaze práce: pokud je používána nepřetržitě, stojí za to ji ponechat na ploše.
• Telefon Komunikační prostředky by samozřejmě měly být poblíž. Je-li telefon v klidu, nastavte jej tak, aby se při zvedání sluchátka nedotkl kabel jiných předmětů.
• Deník, kluzák. Časopis s pracovním plánem je obvykle umístěn v levém rohu stolu - tam to nebude zasahovat, ale vždy bude po ruce.
• Lampa. Pokud potřebujete stolní lampu, uspořádejte ji podle svých charakteristik (pro praváky - vlevo, pro leváky - vpravo). Nesahejte na to s přebytečnými předměty!

Poté se zbývá zabývat skladováním pracovních materiálů - a uvedení věcí do pořádku na stole lze považovat za dokončené.

Noční stolky pro reorganizaci

V nočním stolku v kanceláři jsou obvykle tři zásuvky. Každá z nich by měla být použita k uložení určité kategorie položek.

Horní zásuvka je to, co používáme častěji než jednou týdně. Může to být:

• tisk
• děrovačka
• nůžky
• ořezávátko
• samolepky
• ubrousky na kancelářské vybavení,
• kancelářské sponky.

Střední box - náhradní materiály a to, co se používá jen zřídka:

• nová kancelář "v záloze" - notebooky, samolepky, papír atd .;
• náhradní pera, tužky a značky, které jste odstranili ze stolu.

Při správě druhé zásuvky se budete muset vypořádat s položkami, které v předchozím kroku nenalezly místo na stole:

1. Všechna vyschlá pera a značky, „kousky“ tužek, načmárané papíry a špinavé gumy jsou nemilosrdně zahozeny - rozhodně už nebudou užitečné.
2. Vložte použitelnou kancelář do pouzdra na tužky nebo do malé krabičky (to je důležité!) A pošlete ji do prostřední krabice.

Dolní zásuvka je soukromá:

• papírové šátky;
• mokré ubrousky;
• čaj, káva, cukr;
• hrnek;
• léky;
• kosmetika.

Na hrnek může vypuknout bouře rozhořčení: jen málo lidí je připraveno se postavit s nepřítomností na stole. Pokud vás to nevadí, nechte jej po ruce, ale nezapomeňte jej udržet v čistotě.

Parsovací papír

Vyčištění papírů je kluzké téma, protože je těžké zde poskytnout obecnou radu. Vše záleží na tom, jak je vaše práce uspořádána.

Při analýze dokumentů je třeba mít na paměti především: vaším cílem je zefektivnit pracovní postupy.

Tři hlavní tipy, které budou vyhovovat téměř každému:

• Kupte si organizátora podle svých potřeb. Dokumenty je v každém případě třeba rozdělit do skupin. Například vyžadující okamžitou pozornost, neodkladné, zpravodajské, archivní a ty, které je třeba někam poslat.
• Ukládejte dokumenty svisle, nikoli do stohů. Nejlepší je použít vícebarevné složky a umístit je do organizátoru se svislými sekcemi tak, aby byly vidět „kořeny“.
• Uspořádejte „nárazníkovou zónu“. Když něco organizujete, je obtížné to udělat bez složky Různé. Vezměte si krabici, koš nebo krabici, kde padnou všechny papíry nebo předměty, na které jste přišli. A udělejte pravidlo: rozebírejte tuto krabici jednou denně nebo jednou týdně.

Zcela nový počítač

Nezapomeňte, že máte jinou plochu - na obrazovce monitoru.

• Vytvořte několik složek a distribuujte elektronické dokumenty stejným způsobem jako papír. Nezapomeňte vytvořit složku „buffer“.
• Odstraňte zástupce z programů, které nepoužíváte z plochy.
• Pokud se jako tapeta použije osobní fotografie, již víte, že je to špatný nápad. Vyberte si něco neutrálního, bez jasných barev, silného kontrastu a směsi tvarů.
• Zavřete nepotřebné karty v prohlížeči.

Nepřehánějte to

Poté, co se vrhli do pořádku, nezapomeňte, že fanatický přístup v této záležitosti se nikdy neospravedlnil.Společnosti, ve kterých vedení striktně monitoruje „sterilní“ čistotu pracovních míst a nepřítomnost osobních věcí na stolech u zaměstnanců, neukazují působivé výsledky. Naopak se zavedením takových objednávek klesá produktivita administrativních pracovníků asi o 15%.

Psychologové v pracovním prostoru doporučují najít místo pro objekty, které budou působit pokojně. Může to být rostlina v malém hrnci, talíř s motivovým nápisem, figurka, která není přesycena detaily, nebo měkký polštář na kancelářské židli. Hlavní věc je vybrat věc, která nepřitahuje vaši pozornost.

Do nepořádku se nevrátil

Hlavním tajemstvím konfrontace s chaosem na pracovišti je vyhazovat přebytek a ne růst nový. Někdy podceňujeme enormní procento emocionálních zdrojů, které přicházejí k připoutání k nepotřebným věcem.

Zajímavá studie byla provedena na americké univerzitě. Ve skupině lidí dostal každý šálek a požádal ho, aby ho držel v ruce. Poté oznámili, že poháry se stanou hodně aukcí, na které se účastníci zúčastní. Experiment ukázal: čím déle člověk držel v ruce šálek, tím větší byla částka, za kterou byl připraven zaplatit. A to i přesto, že předtím nepotřeboval šálek.

Dodržování pořádku musí být vědomým procesem. Analyzujte, co vidíte před vámi, a odstraňte věci, které vytvářejí chaos. Na konci dne odejdete z kanceláře, rozhlédněte se kolem stolu a položte si otázku: Který z nich mi zítra zamezí soustředění?