Jak pohodlné je uchovávat dokumenty doma?

Existuje mnoho situací, kdy používáme pojistné smlouvy, certifikáty, certifikáty. Proto, aby byly po ruce potřebné dokumenty, jsou lidé nuceni uchovávat dokumenty doma. Ale jak to udělat správně, aby se nic neztratilo nebo nezkazilo?

Jaké dokumenty je třeba uložit?

Každý moderní člověk má pro každou příležitost mnoho kusů papíru. Ale ne každý z nich stojí za to udržet.

Uvádíme seznam dokumentů, které musíte mít doma:

• Seznam je otevřen pasy a dalšími rodinnými doklady. Například závěti, svědectví.
• Dotazy, plné moci, příjmy a jiné související s nemovitostmi a dopravou.
• Diplomy, diplomy, osvědčení, osvědčení potvrzující dostupnost vzdělání.
• Článek týkající se odborných činností: pracovní sešity, smlouvy, smlouvy.
• Výsledky průzkumu, lékařské politiky a karty.
• Záruční karty, šeky pro domácí spotřebiče a nábytek.
• Daňový papír.

Samostatně můžete vybrat elektronické dokumenty nebo pouze data v digitálním formátu. Zpravidla odpovídají jedné z výše uvedených položek a rovněž podléhají skladování.

Jak dlouho by měl být papír skladován?

Dokumenty lze rozdělit podle doby uložení. Závisí to na délce jednotlivých krust.

• Permanentní. Takové papíry by měly být vždy po ruce. Jedná se o osvědčení o manželství, narození, diplomy potvrzující vzdělání, lékařské údaje, notářské údaje, závěti, důchodové certifikáty.
• Dlouhodobé. Dokumenty o nemovitostech, autech a drahých věcech. Zahrnují také odborné papíry. Zde můžete také definovat šeky, účtenky. To je něco, co je uloženo po dlouhou dobu a zůstává relevantní po určitou dobu.
• Krátkodobé. Dotazy ohledně služeb lékařů, právníků a učitelů se doporučuje uchovávat po dobu tří let. Smlouvy a výpisy z veřejné služby předpokládají stejné období.
• K ničemu. Okamžitě můžete zahodit zbytečné školení, informační materiály, pokyny pro důkladně prostudované věci, výplatní listiny a další.

Samostatně lze zaznamenat volitelné dokumenty, které jsou však pro jejich majitele velmi důležité. Patří k nim osobní deníky, poznámky, fotografie a další memorabilia. Obvykle jsou takové věci také uloženy na dlouhou dobu.

Je proto žádoucí zahodit vše, co v současné době není používáno a v budoucnu nemůže být užitečné. Chcete-li udržovat pořádek, musíte pravidelně čistit své „koše“ a zbavit se nahromaděných zbytků a současně analyzovat opravdu důležité dokumenty.

Tipy pro skladování

Ve většině domácností se papír obvykle používá jako standard.

1. Nejprve jsou dokumenty řazeny podle směru: domů, pracovníků, zdravotníků a dalších.
2. Poté jsou umístěny do podepsaných složek, což vám určitě nedovolí zmást se v novinách.
3. Výsledné sady se ukládají do samostatné krabice nebo sáčku. Mimochodem, pro větší pohodlí jsou oddíly často vyráběny uvnitř „kontejneru“, který neumožňuje mísení složek. Současně musíte zajistit, aby úložiště bylo nepřístupné pro děti a zvířata, ale aby bylo umístěno pohodlně pro použití.

Je dobré ukládat často používané osobní dokumenty odděleně. Pas, lékařská karta, DIČ a důchodový certifikát budou pohodlně uspořádány v plastových sáčcích, které jsou uzamčeny na jezdci.Takové obaly jsou vzduchotěsné a udržují obsah v perfektním pořádku, což mu brání, řekněme, navlhčení. Zároveň by měly být dokumenty týkající se zdraví uchovávány co nej přístupnější - aby nedošlo ke ztrátě času, pokud jsou naléhavě nutné.

Je správné mít doma fotokopie důležitých papírů. Existují nejrůznější případy a taková rezerva může pomoci v nepředvídané situaci.

Obzvláště důležité dokumenty lze uložit do trezoru. Moderní trh nabízí široký výběr skladů, takže si každý kupující může vybrat něco vhodného pro sebe. Pouze je lepší uchovávat dokumenty v bezpečí, nikoli v plastových složkách - v případě požáru se materiál, který je skládá, roztaví rychleji než papír.

Netriviální způsoby ukládání dokumentů

Vypadá to popsané nudně? Na tom nezáleží! Existují zajímavější a pohodlnější způsoby, jak ukládat papíry.

• • Tabule organizátora. Pro takové zařízení existuje mnoho možností. Ve své nejjednodušší podobě je to panel, na který je papír připevněn pomocí tlačítek. Ve složitějších verzích může mít deska malé zásuvky a závěsné držáky.

• • Mini komoda. Je to úplně stejné jako běžná komoda, ale mnohem menší. Je velmi vhodné do něj ukládat dokumenty. Když jsou roztříděni do různých oddílů, nikdy se neztratí! Zásuvky v prádelníku mohou mít různé velikosti: malé - pro malé kousky papíru, velké - pro výkresy.

• • Závěsný box. Jen malá krabička nebo koš připevněný ke zdi jako poštovní schránka. V takovém případě, které se nachází na chodbě, je vhodné ukládat přinesené dopisy a účtenky.

• • Kapesní obálka. Je to podobné jako v předchozí verzi, ale nejde o krabici, ale obálku. Můžete jej připojit ke stolu, lednici, skříňce. Umožňuje ukládat dočasně potřebné dokumenty, aniž by zabíral cenné místo.

• • Odpadkový koš. Ne, ne odpadkový koš - speciální, pro skladování. Umístí se na stůl nebo do skříňky, může mít několik přihrádek. Jednoduchý, levný, ale efektivní způsob ukládání dokumentů.

• • Často používané papíry lze uchovávat ve složce portfolia. Má rukojeť. Navrženy tak, aby v nich nebyly zmačkané dokumenty. Obvykle je určen pro papír A4. Pokud je to nutné, abyste neztráceli čas hledáním správných crustů, stačí jen chytit složku portfolia a pobíhat.

Používáme digitální technologii

Pokyny k lékům, zařízením a kancelářskému vybavení zabírají hodně místa. Je mnohem snazší je ukládat elektronicky. Chcete-li to provést, musíte najít stejné informace na internetu a porovnat je s informacemi dostupnými na zdroji materiálu, abyste se ujistili o totožnosti. Můžete jednoduše vyfotografovat pokyny a uložit je do složky v počítači. Vyberte pouze ten druhý, abyste jej nechtěně neodstranili omylem. Další kopii výsledných souborů je lepší zapsat na externí média, například na paměťovou kartu, nebo odeslat do cloudového úložiště.

Pro případ, že budete moci naskenovat zbývající dokumenty. Pak byste se však měli postarat o bezpečnost elektronického systému před možným útokem hackerů. Nikomu se nebude líbit únik osobních údajů na internetu.

Mimochodem, použití počítače nebo mobilního telefonu je vhodné pro sledování doby platnosti cenných papírů. Stačí do „kalendáře“ jednoduše zadat potřebná data, aby elektronické zařízení oznámilo konec období relevantnosti určité krustě. Potom zbývá jen zbavit se zbytečného papíru.

Snad hlavní pravidlo pro ukládání dokumentů doma zní jednoduše: důkladnost a pravidelnost práce s papíry pro domácnost je zárukou toho, že ten správný dokument nebude ztracen v nejdůležitějším okamžiku.

Ne všechny dokumenty stojí za uložení. Ale existuje mnoho dokumentů, které by měl mít každý z nás s sebou. Musí být udržovány na bezpečných a odlehlých, ale poměrně snadno přístupných místech. Můžete vytvářet elektronické a běžné kopie dokumentů - pravděpodobně se vám hodí. V každém případě přesné skladování a pečlivé třídění papírů pomůže udržet je neporušené.